Det finns ingen vetenskap som berättar hur du anställer rätt person. Men det finns vissa tumregler. Om du följer dem kan du mota Olle redan i grind.
Alla som någon gång har satt sig ner för att skriva en jobbansökan vet hur svårt det är. Framför allt brukar det personliga brevet ge huvudbry. Ska du berätta om dina katter eller bara hålla dig till strikt yrkesrelevanta saker som tidigare arbetserfarenheter och utbildningar? Bäst framgång når du nog om du låter katterna förbli en familjeangelägenhet.
Lika stort huvudbry kan en rekrytering ge och en felrekrytering kostar både tid och pengar. Träffar du däremot rätt kan det ge positivt utslag i omsättningen. Men det är ingen lätt sak att rekrytera för har du aldrig anställt någon förut finns det många gropar att falla i.
Första steget i en anställningsprocess är att se över de aktuella behoven och få ner en kravspecifikation på papper, enligt Martin Johansson, affärsområdeschef för sport, bygg och hemelektronik på rekryteringsfirman Retail Knowledge som specialiserat sig på detaljhandeln.
– Med en kravspecifikation, eller en arbetsbeskrivning helt enkelt, får du ett klart mål och du kan se vart du vill komma. Då minskar risken för att du blir charmad och anställer en kandidat som egentligen inte passar eller anställer två på deltid istället för en heltidare som det egentligen var tänkt, säger Martin.
Steg två är jobbannonsen. Normalt sett brukar en annons innehålla en kort ingress om vad företaget gör, en tjänstebeskrivning och slutligen vilka krav som ställs på de sökande. Finns det möjligheter att avancera inom företaget bör det stå med för att locka sökanden. Det är dock viktigt att vara ärlig.
– Du kan locka in folk med budskap som att de knappt behöver jobba utan kan spela MS Röj hela dagarna. Men då kanske du inte får in rätt människor. En jobbannons ska inte överdriva åt något håll.
För att nå rätt målgrupp med din annons är det viktigt att välja rätt kanaler. Följer du standardmallen kan du rapportera det lediga jobbet till Arbetsförmedlingen, men hur väl en annons på Platsbanken träffar målgruppen kan variera geografiskt. Det kan vara en god idé att fundera en stund på om även andra kanaler ska utnyttjas och i så fall vilka som har bäst effekt.
Givetvis påverkar den rådande konjunkturen antalet sökanden. Men det är inte ovanligt att antalet ansökningar överstiger antalet du har tid att träffa för personliga intervjuer. Då gäller det att sålla. Även här kan kravspecifikationen vara till hjälp. De personer som stämmer bäst in på de krav du har ställt upp kan vara lämpliga att träffa.
– Då har du något att gå efter. Samtidigt är det svårt när det gäller butikspersonal. Att en sökande uttrycker sig väl i skrift kanske inte spelar så stor roll i butiken. För en butik handlar det snarare om rätt personlighet och serviceanda – attribut du inte kan se på papper. Dessutom är det viktigt att tänka utifrån gruppen. Den som anställs ska komplettera gruppen så att butiken får rätt mix ålders- och könsmässigt.
Eftersom personligheten spelar en avgörande roll för hur väl en sökande passar för butiksjobb rekommenderar Martin att en butikschef träffar flera ur sökandegruppen. Ansöker 100 personer om jobbet är det inte fel att träffa tio av dem. Det är även viktigt att inte bestämma sig under processen. Låt alla få sin chans, den sista kan vara bäst.
Det är under den personliga intervjun som tillfälle ges att ta reda på ifall den sökande har rätt attityd och personlighet för att jobba i butiken. Ställer du frågan rakt upp och ner, lär de flesta bedyra att de passar perfekt. Martin menar att scenarion kan avslöja mycket om en sökandes personlighet.
– ”Hur hanterar du jobbiga kunder?”, ”Lisa har blivit sjuk, kan du jobba hela kvällen fast du slutar om en kvart?”. Vanliga dagliga scenarion brukar vara ett bra och ganska lätt sätt för att få reda på hur folk resonerar.
Men inte heller intervjun avslöjar allt om en människa, menar Martin.
– Det är lätt att bli charmad av personer som är supertrevliga men som kanske inte är rätt för jobbet. Då får du se till att gå på känsla, luta dig mot kravprofilen och se till helheten.
Tyvärr finns inga bergsäkra varningsflaggor att ta sikte på. Nervositet behöver till exempel inte betyda att personen skulle göra bort sig på butiksgolvet. Istället kanske det handlar om en person som väldigt gärna vill ha jobbet och av den orsaken är nervös. Luckor i CV:t kan vara en varningsflagga men behöver å andra sidan inte vara det.
Genom att ringa referenser kan du räta ut de frågetecken som kan ha uppstått under intervjun. Det är viktigt att referenserna är relevanta. En sökandes bästa polare kanske inte ger den mest relevanta, och sanna, bilden av kandidaten.
– Referenser är superviktiga. Det spelar ingen roll hur bråttom du har, du måste ringa två eller helst tre referenser från till exempel tidigare arbetsgivare. Har kandidaten inte jobbat tidigare kan du ringa hans/hennes mamma eller lärare för att fråga om olika saker.
Om alla bitar fallit på plats har du nu en ny anställd. Förhoppningsvis någon som kompletterar gruppen och som ökat den sammanlagda kompetensen i butiken. Eller inte. Den nyanställde kanske visar sig vara en total katastrof utan serviceanda och utan intresse för verksamheten. Då kan du luta dig mot provanställningen som får vara högst sex månader och som kan avbrytas även före prövotidens utgång.
– Du bör inte se provanställningen som en fortsättning på rekryteringsprocessen. Men den kan ses som en utväg ifall man rekryterar fel. Du kanske inte behöver ringa massor av referenser utan det räcker med tre. Men chansa inte för mycket. Det är aldrig bra för gruppdynamiken att behöva göra sig av med folk och som butikschef är det bland det tråkigaste man kan göra.
Av: Magnus Reithner
