Utvärdera före inköp

Publicerad 2009-09-14 14:46

Inköp handlar mycket om känsla men inget slår fakta när det är dags att förhandla. Om du har koll på hur dina leverantörer sköter sig sitter du med trumf på hand nu när det är dags för inköp.

Det är inköpen du tjänar pengar på. Det är en sanning som gäller både utifrån att det är viktigt att köpa in rätt produkter som säljer snabbt och till fullt pris och utifrån att pressade inköpspriser direkt ger ett bättre resultat.

Just nu är landets sportbutiker mitt inne i inköpen för vår och sommar 2010. De stora kedjorna har stenkoll på hur deras leverantörer har skött sig och till vilken marginal de har lyckats sälja produkterna. Med dessa siffror redo sitter de i en betydligt bättre förhandlingsposition mot leverantören än om det bara funnits siffror på tidigare inköp. Verkligheten är ju den att utbudet i leverantörsledet är betydligt större än efterfrågan. Som butiksägare sitter du i en guldposition som du ska utnyttja på bästa sätt.

Om du inte jobbar med att strukturerat utvärdera dina leverantörer är det dags att ta steget till Inköp 2.0. Vi ska visa dig hur du gör.

Genom att strukturerat föra anteckningar om allt som rör dina leverantörer kommer du inte bara att få svart på vitt om vilka varumärken som är mest lönsamma, du kommer också att gör dina leverantörer en stor tjänst genom att visa hur de sköter sig jämfört med konkurrenterna. Det viktiga att komma ihåg är att en leverantörsutvärdering inte ska användas som utpressning - det är ett verktyg för att skapa en öppen och ärlig relation med dina leverantörer.

Om du har en datakassa ska du utnyttja den statistik som du kan få ut av den. Då kan du ganska enkelt få fram snittmarginal, försäljningsvärde och försäljning i antal per varumärke och per produktgrupp. Det finns dock andra värden som inte registreras i kassorna som du också ska ha med i en utvärdering. Vårt förslag är att du ska använda dig av samma kategorier som vi tittar på i undersökningen Årets Leverantör. De är:

- Service
- Leveranser
- Reklamationer
- Säljstöd
- Lönsamhet
- Kvalitet
- Efterfrågan

Ta fram ett formulär, antingen i datorn eller i en pärm, så att du direkt när något händer kan skriva in det i utvärderingen. Kom bara ihåg att det är lika viktigt att anteckna de bra som de dåliga sakerna. Vi kommer till varför senare.

Under servicepunkten kan du notera hur du blir bemött när du kontaktar leverantören, om de ringer tillbaka när du lämnar meddelanden, om det går att beställa varor efter butikens stängningstid och liknande. Vid leveranser tar du självklart upp ifall leveranserna är i tid och kompletta men också om det är lätt att kolla av leveransen mot följesedeln och om varorna är bra förpackade.

Har varumärket många reklamationer eller om det tar lång tid att få ett besked ska detta tas med i protokollet. Lika självklart ska snabb reklamationshantering tas med. Allt som gör jobbet enklare för dig ska leverantören få reda på.

Dina tankar om leverantörens säljstöd ska också finnas med. Ledde deras clinics till ökad försäljning? Fick du ingen utbildning i år trots att du var lovad det. Hur fungerar deras skyltställ och hjälper deras sponsring av atleter och events din butik på något sätt?

Lönsamheten får du fram från din datakassa och har du inte programmerat den på varumärkes- och leverantörsnivå är det dags att göra det nu. Hög eller låg kvalitet på ett varumärke hänger ofta ihop med priset. Tycker du att du får mer eller mindre av den varan från en viss leverantör ska du påtala detta.

Efterfrågan till sist är oerhört kritisk. Om leverantören har lyckats skapa en hög efterfrågan så är det roligare för dig och slutmarginalen blir högre. Ditt rykte som bra butik påverkas också av hur eftertraktade dina produkter är.

Om du använder dig av dessa punkter ska du hela tiden föra anteckningar på stort och smått. En gång i kvartalet, eller minst varje halvår ska du ta fram utförlig statistik från datakassan om snittmarginal, försäljningsvärde och antal sålda varor för alla varumärken och alla segment. Då ska du också sätta ett sifferbetyg för hur de sköter sig i de olika kategorierna.

När du träffar din säljare för att påbörja inköpen för kommande säsong ska du berätta att du har börjat utvärdera alla dina leverantörer och att du vill att ni tillsammans ska titta på det. Ta denna diskussion innan du tittar på produkterna så att säljaren är intresserad av vad du har att säga och inte är stressad för att hinna till nästa kund. Räkna med att en sådan här genomgång tar 30-60 minuter per leverantör.

När du går igenom din utvärdering ska du vara helt ärlig och ta upp både bra och dåliga saker. Om du bara tar upp de dåliga sakerna hamnar ni lätt i en konflikt och du kan uppfattas som gnällig. Om du även tar upp bra saker blir kritiken konstruktiv och du kan använda argumentet ”Eftersom det är så bra och enkelt att jobba med er vill jag öka mina inköp från er i år”. Eller tvärtom ifall det fungerar dåligt. Genom att ha fakta bakom dina argument så kommer du att framstå som ett proffs och du kommer att ha lättare att förhandla om bättre villkor.

Var också öppen med hur leverantören sköter sig gentemot sina konkurrenter. Precis som i sportens värld är det först i jämförelse med konkurrenterna som ens egen prestation kan värderas. Ranka dina leverantörer i varje segment utifrån total försäljning, marginal och efterfrågan. Visa sedan dessa siffror vid utvärderingen för att leverantören ska få koll på hur du ser på försäljningen inom ett visst segment.

Målet med att utvärdera dina leverantörer är att du ska få till bättre inköp på alla sätt. Dels ska du slippa gissa dig till marginaler och ditt omdöme ska baseras på kanske de tre senaste åren och inte bara dagsformen månaden innan mötet med säljaren. Dels ska du också försöka få till bättre villkor i form av extra rabatter, bättre betalningsvillkor eller tillgång till klipp eller limited editions. Genom att motivera varför du vill satsa på eller minska inköpen från en leverantör tas inget för givet och du kan lämna mötet med extra rabatter eller andra förmåner.

I en förhandling gäller det att sitta med trumf på hand. Med en strukturerad utvärdering av dina leverantörer och en öppen dialog kommer du att bli kung vid förhandlingsbordet. g